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Dietro le quinte di quello che era un normale 16 marzo

L’anno scorso il 16 marzo aprivo la stagione di matrimoni 2019: una data insolita e poco frequentata, decisa con appena 3 mesi di anticipo, con uno sposo che viveva dall’altra parte del mondo. A parlare ora di imprevisti mi viene quasi da sorridere, perché rispetto all’emergenza Coronavirus niente sembra più un imprevisto, ma alcuni spunti di riflessione sono sicura potranno tornarvi utili in futuro, quando tutto sarà passato e torneremo a imprevisti decisamente più gestibili:

  • cercare una location dove poter celebrare il matrimonio, e non avere il nullaosta dalla Curia per farlo: se pensate a una location dove celebrare il rito civile già si tratta di restringere il tiro (in questo caso consiglio anche il rito simbolico che non vi obbliga a questo genere di scelte), se vi mettete alla ricerca di una location dove poter celebrare anche il rito religioso il cerchio è davvero molto stretto. E il colmo è che, anche nella migliore delle ipotesi, la Curia potrebbe non darvi l’ok a celebrare lì. No panic e grande diplomazia: la curia non si è ammorbidita su questo fronte, ma ha concesso comunque di potersi sposare in un comune limitrofo (visti i tempi stretti, comunque, è stata una delle domande fatte contestualmente alla scelta della location, continuando a fare scouting di location in almeno 4 regioni d’Italia diverse).
  • provate voi a spiegare negli USA cosa sono le pubblicazioni: come vi anticipavo, lo sposo vive negli USA. Ci vive da moltissimo tempo, in Stati e città differenti, e provare a loro cosa sono e cosa servono le pubblicazioni era una praticamente una barzelletta. Che fare, quindi? Il Comune di residenza della sposa è stato decisamente celere nelle risposte e ci ha suggerito di effettuare le pubblicazioni nell’ultimo Comune di residenza italiano dello sposo. Et voilà, risolta anche questa!
  • subentro della nuova gestione nella location una settimana prima dell’evento: una nuova gestione vuol dire confrontarsi con persone che non conoscono ancora così bene la struttura, che non sanno muoversi nella location e che possono non avere idea di cosa ci sia bisogno dietro le quinte di un evento. In questo caso il personale operativo era il medesimo, era il management ad essere differente. Quindi occhi aperti, anche per anticipare eventuali falle nel sistema e fare in anticipo tutte le domande del caso per capire cosa fosse o non fosse possibile fare.
  • la torta e lo scarico di responsabilità: una location con ristorazione interna può dare qualche problema per fare arrivare una torta da fuori, anche se non è attrezzata per fare una torta a piani, ad esempio. Qui entra in ballo la richiesta della lista degli ingredienti per allergeni, ed è normale. Il problema è quando la location chiede lo scarico di responsabilità da chi fa la torta. E chi fa la torta dice che si occupa di fare la torta e di trasportarla, ma non di conservarla. Se chi la deve conserva la conserva male, di chi è la responsabilità? E questa come l’abbiamo risolta? Con molta moderazione, alla fine la pasticceria ha fatto la lista degli allergeni e con la location siamo riusciti a giungere a più miti consigli, grazie anche al fatto che non si trattava di improvvisati ma di una pasticceria storica.
  • la sposa che vuole arrivare con 20 minuti di ritardo (ma non lo dice prima): arriviamo al giorno del matrimonio, alla vestizione, tutto apposto, siamo nel timing, la sposa è pronta. E al posto di uscire dice che lei vuole aspettare, ma non un attimo. Non è panico, è proprio una scelta pianificata. Vuole fare aspettare lui, vuole che lui la attenda all’altare: non è certo un problema, ad averlo saputo prima (almeno noi addetti ai lavori). Quindi decidiamo di rispettare i suoi tempi, ottimizzare quello che noi intanto possiamo ottimizzare, quindi di avvisare tutti i fornitori una volta che il ritardo si è quantificato in modo definitivo il tempo del ritardo, così tutti si possano ri-tarare (30 minuti di ritardo non sono stati graditi dalla location… sappiatelo).
  • il prete che va via senza firmare i registri: siamo riusciti a far entrare in chiesa la sposa, a far celebrare il matrimonio, tutto bene. Fino a qui. Salvo che il prete saluti tutti e vada via con la sua macchina, senza però aver controfirmato i registri. Lo abbiamo richiamato dodicimilavolta, alla dodicimillesima +1 finalmente risponde, torna indietro e firma.

Avrei qualche altro aneddoto, lo spazio per l’animazione bambini, l’arrivo degli ospiti della sera, ma diventerebbe davvero un post lunghissimo. La morale, se c’è, è che ogni cosa, a un certo punto, trova il modo di essere risolta, aggirata, ricollocata, sistemata. E se lo chiedete a qualcuno, sposi o invitati del matrimonio, nessuno saprà o ricorderà di tutto questo dietro le quinte: questo è quello che resta a me, ai nostri diari, ai nostri viaggi di ritorno della notte. E ai nostri insegnamenti, che saranno parte di tutta l’esperienza che metteremo nel prossimo matrimonio.

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Mi chiamo Elisabetta e sono un'organizzatrice di matrimoni su misura: affianco gli sposi nella costruzione del percorso che li porterà al giorno delle nozze, con originalità e affidabilità. Sono curiosa e sorridente, ho sempre con me un quaderno e tante idee.
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