È chiaro che se la location è stata scelta con un anno di anticipo, alcuni dettagli possono risultavi poco chiari, soprattutto se nella scelta non siete stati guidati da qualche professionista. Ora che manca qualche mese al matrimonio è bene riprendere in mano il progetto con i principali fornitori e dettagliare con loro sia la scaletta che la logistica. Il sopralluogo in location vi aiuterà a rendere tutto più chiaro e lineare, e questo vale sia nel caso i fornitori conoscano già la location sia nel caso sia la prima volta che la vedono.

Organizzare il sopralluogo: come si fa

È importante trovare un giorno in cui tutti i principali fornitori coinvolti siano allineati e abbiamo almeno un'ora o due a disposizione, in un momento del giorno con la luce del sole.

Per esperienza so che la maggior parte degli sposi predilige il weekend per il sopralluogo, ma è il momento più difficile in cui avere feedback positivo da tutti i fornitori, quindi non è detto che sarà questa la scelta migliore.

Sopralluogo in location: chi deve venire

Al sopralluogo devono essere presenti gli sposi (in video call se vivono all'estero, ad esempio), il catering, il floral designer, il light designer, chi si occupa degli arredi. Tra i miei desiderata ci sono anche il deejay e, a volte, il fotografo. Insomma, tutte quelle persone che saranno fisicamente in location e, come degli attori, dovranno sapere quali spazi andare ad occupare e come muoversi sul palcoscenico.

Riuscite a immaginare una commedia che vada in scena senza che gli attori conoscano le dimensioni del palco, lo abbiano mai calpestato e nemmeno letto il copione con gli altri interpreti? Direi proprio di no.

Sopralluogo in location in tempo Covid

Se avete lavorato bene nella scelta della location, avrete già le dimensioni degli spazi in caso di piano A e in caso di piano B. In caso contrario, e soprattutto oggi che sarà importante rispettare le normative anti-Covid, è importante capire le dimensioni a disposizione e come ha senso sviluppare le diverse fasi dell'evento.

Al momento non abbiamo informazioni su come saranno e si potranno svolgere in sicurezza gli eventi 2021, ma possiamo desumere alcune considerazioni rispetto all'esperienza dell'anno scorso: resterà il distanziamento al tavolo di 1 metro per ciascun commensale, quindi nel caso di tavoli tondi la capienza sarà fortemente ridotta. In più, il buffet potrebbe essere solo servito e quindi vedrete aumentare il numero di sedute per gli ospiti anche all'aperitivo. Non è il caso di allarmarsi, come sempre, ma di preparare scenari realistici, da applicare e modificare in funzione di ciò che incontreremo al varo dei nuovi protocolli di sicurezza.

In questo caso, quindi, è importante sapere quali spazi possono essere destinati in caso di piano B e quindi qual é la massima capienza per ogni area dell'evento, e come strutturarlo sia nel caso peggiore (pioggia e protocolli anti-Covid) che nel caso migliore (protocolli anti-Covid con ampi spazi esterni e temperatura gradevole per gestire all'aperto ogni momento).

Come si sviluppa un sopralluogo in location

C'è qualcuno che guida il sopralluogo, e si valuta insieme cosa fare e dove, così ognuno dei presenti può esprimere domande e perplessità (dove si mette il deejay, gli spazi necessari, come si coordina con gli altri fornitori, a che ora sono giù le tovaglie per poter posizionare i centrotavola) e si sviluppa il percorso che faranno sposi e invitati sia in caso di piano A che in caso di piano B, così da capire come ci si muoverà in ogni fase dell'evento.

Se dovessi citare solo tre cose che vanno assolutamente considerate direi: voltaggio e prese elettriche, come gira il sole, dove ha senso posizionare il tableau de mariage.

Se volete saperne di più e avete bisogno di essere guidati per capire come organizzare e gestire un sopralluogo con successo, c'è il servizio Fai da Me per essere autonomi e pronti anche in questa fase.